Responsabilidad de administradores y representantes legales frente a obligaciones fiscales y societarias en pequeñas y medianas empresas
En las pequeñas y medianas empresas es común que los mismos socios sean quienes asumen el rol de administradores o representantes legales. Esto, aunque práctico en la etapa inicial del negocio, suele traer consigo una confusión peligrosa: pensar que las obligaciones de la empresa recaen únicamente sobre la persona jurídica, sin advertir que en muchos casos la ley traslada la responsabilidad a los administradores de manera personal y solidaria.
El desconocimiento de estas reglas ha llevado a numerosos empresarios a perder no solo su inversión, sino también su patrimonio personal, al ser obligados a responder por deudas fiscales, sanciones laborales o incumplimientos societarios.
Este artículo analiza el marco legal aplicable en Colombia, los riesgos más frecuentes para pequeñas y medianas empresas y las buenas prácticas que deben adoptar los administradores para evitar responsabilidades personales.
1Marco normativo aplicable
Código de Comercio – Artículo 200
Dispone que los administradores responderán solidaria e ilimitadamente por los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros.
Estatuto Tributario – Artículos 794 y 828
Los administradores y representantes legales pueden ser responsables solidarios en el pago de impuestos dejados de declarar o consignar, especialmente en casos de dolo, culpa grave o abuso de las facultades de representación.
Incluye situaciones como no practicar retenciones en la fuente, no consignarlas oportunamente o presentar información inexacta.
Ley 1258 de 2008 – Sociedad por Acciones Simplificada (SAS)
Aunque los socios gozan de responsabilidad limitada, esta no exime a los administradores de responder por sus actos de gestión negligente o fraudulenta.
Ley 222 de 1995 – Régimen de sociedades
Establece deberes específicos de los administradores:
- Actuar de buena fe.
- Velar por el cumplimiento de la ley y los estatutos.
- Abstenerse de usar indebidamente información privilegiada.
- Evitar conflictos de interés.
2Responsabilidad fiscal de los administradores
En materia tributaria, la DIAN puede perseguir directamente a los administradores y representantes legales cuando se incumplen las obligaciones fiscales de la empresa.
Principales riesgos:
- Retenciones en la fuente no consignadas.
- IVA recaudado y no declarado.
- Inexactitud en las declaraciones.
- Falta de presentación de información exógena.
Ejemplo práctico:
Una pyme retuvo en nómina valores a sus empleados, pero no los consignó en los plazos establecidos. La DIAN inició proceso de cobro coactivo no solo contra la empresa, sino también contra el representante legal, quien fue declarado responsable solidario.
3Responsabilidad societaria
El incumplimiento de deberes de administración puede generar responsabilidad frente a socios y terceros:
- Negligencia en la gestión: no llevar contabilidad regular o no presentar balances confiables.
- Abuso de las facultades de representación: celebrar actos sin autorización o en perjuicio de la sociedad.
- Uso indebido de información confidencial: en beneficio propio o de terceros.
- Distribución irregular de utilidades: en violación de la ley o los estatutos.
Estos actos pueden dar lugar a demandas civiles por parte de los socios o terceros, exigiendo indemnización de perjuicios directamente al administrador.
4Reflexión: el mito de la "responsabilidad limitada"
Muchas pequeñas y medianas empresas creen que al constituirse como persona jurídica (ej. SAS) los socios y administradores quedan completamente protegidos. Esto es solo parcialmente cierto.
La responsabilidad limitada aplica a los aportes de capital, pero no protege a los administradores cuando:
- Actúan con dolo o culpa grave.
- No cumplen obligaciones fiscales.
- Manejan la sociedad en fraude a la ley.
- Confunden su patrimonio personal con el de la empresa.
En esos casos, se levanta el velo corporativo, y la responsabilidad recae directamente sobre el administrador.
5Buenas prácticas para los administradores de pequeñas y medianas empresas
- Cumplir oportunamente las obligaciones fiscales: declaraciones, retenciones y pagos de impuestos.
- Llevar contabilidad organizada y actualizada, siguiendo las NIIF y el Código de Comercio.
- Separar el patrimonio personal del empresarial: evitar mezclar cuentas bancarias o bienes.
- Adoptar políticas de cumplimiento interno: manuales de funciones, reglamento interno de trabajo, políticas de datos personales.
- Celebrar contratos claros y formales: evitando acuerdos verbales que puedan generar responsabilidad futura.
- Solicitar asesoría permanente: en materia tributaria, societaria y laboral.
Conclusión
Ser administrador o representante legal de una pyme no es solo un cargo operativo, es una posición de responsabilidad jurídica. El incumplimiento de deberes fiscales y societarios puede trasladar la carga a su patrimonio personal, poniendo en riesgo años de esfuerzo empresarial y familiar.
La clave está en la gestión preventiva: cumplir obligaciones legales, actuar con diligencia y contar con asesoría jurídica especializada que acompañe cada decisión estratégica.
Jhon Fredy Goez Zapata
Abogado