Clientes morosos e incumplidos: estrategias legales de prevención y mecanismos de cobro para pequeñas y medianas empresas
La cartera vencida es uno de los principales dolores de cabeza de las pequeñas y medianas empresas en Colombia. Una venta que no se paga a tiempo puede convertirse en un problema de liquidez que compromete la operación, el pago de nómina, los impuestos y hasta la continuidad del negocio.
De acuerdo con la Superintendencia de Sociedades, los problemas de cartera y la deficiente gestión de cobros son una de las principales causas de insolvencia empresarial. Para las pequeñas y medianas empresas, que suelen tener márgenes reducidos y depender de cada pago, la mora de un cliente puede significar la diferencia entre crecer o desaparecer.
En este artículo analizaremos las estrategias legales de prevención y los mecanismos de cobro judicial y extrajudicial con los que cuentan las pequeñas y medianas empresas para proteger su flujo de caja y garantizar la sostenibilidad financiera.
1Marco normativo aplicable
Código de Comercio regula los títulos valores (pagarés, cheques, letras de cambio, facturas) que sirven como garantía para los créditos comerciales.
Código General del Proceso (art. 422 y ss.): regula los procesos ejecutivos, que permiten exigir judicialmente el pago de obligaciones claras, expresas y exigibles.
Estatuto Tributario: exige el reconocimiento de ingresos y la declaración de impuestos, incluso si el cliente no ha pagado, lo que genera una doble carga para la empresa.
2Estrategias preventivas en la contratación
Las pequeñas y medianas empresas suelen enfocarse en cerrar ventas sin darle suficiente importancia a los aspectos legales de los contratos, lo que aumenta el riesgo de impago. Algunas prácticas preventivas son:
- Contratos escritos y claros: todo acuerdo debe estar documentado, con condiciones de pago, intereses moratorios y cláusulas de incumplimiento.
- Garantías reales o personales: como pagarés, letras de cambio, prendas o fiadores.
- Cláusulas de aceleración: permiten exigir de inmediato el pago total si hay incumplimiento en una cuota.
- Verificación de antecedentes: consultar a centrales de riesgo (Datacrédito, TransUnion) antes de otorgar crédito.
- Facturación electrónica con validación previa de la DIAN: otorga certeza jurídica y puede usarse como título ejecutivo.
3Mecanismos extrajudiciales de cobro
Antes de iniciar un proceso judicial, la empresa puede y debe agotar medios extrajudiciales:
- Cobro prejurídico: envío de cartas, correos electrónicos y comunicaciones formales recordando la obligación.
- Acuerdos de pago voluntarios: estructurados con garantías claras (pagarés, hipotecas, prendas) para que no queden en simples promesas.
4Mecanismos judiciales de cobro
Cuando el cliente persiste en el incumplimiento, la pyme puede acudir a la vía judicial:
4.1. Proceso ejecutivo (Código General del Proceso, art. 422 y ss.)
- • Procede cuando existe un título valor o ejecutivo: pagarés, cheques, letras de cambio, facturas cambiarias, sentencias o actas de conciliación.
- • Permite solicitar embargo y secuestro de bienes del deudor desde el inicio del proceso.
- • Es un mecanismo eficaz para forzar el cumplimiento, aunque implica costos y tiempo.
4.2. Acción cambiaria (Código de Comercio, art. 781 y ss.)
- • Aplica para títulos valores como pagarés y letras de cambio.
- • Tiene plazos específicos de caducidad y prescripción, lo que obliga a la empresa a actuar con rapidez.
4.3. Proceso de insolvencia empresarial (Ley 1116 de 2006)
- • Si el cliente es una empresa en crisis, la pyme puede presentarse como acreedora dentro del proceso concursal.
- • Aunque la recuperación puede ser parcial, permite salvaguardar parte de la deuda y acceder a mecanismos de reorganización.
5Reflexión: el costo de la informalidad
Una de las principales causas de la cartera vencida en pequeñas y medianas empresas es la informalidad contractual. Muchas ventas se cierran con simples correos electrónicos, mensajes de WhatsApp o facturas sin soporte jurídico adecuado.
El resultado: cuando el cliente incumple, la empresa no cuenta con títulos ejecutivos que le permitan acudir a un proceso judicial expedito, quedando limitada a una demanda ordinaria mucho más larga y costosa.
Prevenir es siempre más barato que demandar. La firma de pagarés, contratos claros y el uso de facturación electrónica con mérito ejecutivo son claves para blindar las ventas de una pyme.
6Buenas prácticas de gestión de cartera para pequeñas y medianas empresas
- Definir políticas de crédito y cobranza: establecer límites, plazos y garantías mínimas antes de otorgar crédito.
- Capacitar al equipo comercial: para que comprendan la importancia de contratos y garantías.
- Monitorear la cartera periódicamente: segmentar clientes según riesgo y actuar de manera oportuna.
- Implementar software de gestión de cartera: que permita alertas tempranas de vencimiento.
- Asesoría jurídica preventiva: contar con abogados especializados en derecho comercial y procesos ejecutivos para estructurar los contratos y los cobros.
Conclusión
La mora en el pago de clientes no es un simple inconveniente administrativo, es un riesgo jurídico y financiero que puede afectar la sostenibilidad de cualquier pyme.
El éxito radica en una estrategia integral de prevención y cobro: contratos sólidos, garantías claras, políticas de crédito bien estructuradas y, en caso de incumplimiento, el uso oportuno de mecanismos extrajudiciales y judiciales.
Jhon Fredy Goez Zapata
Abogado